電話、電子郵件、即時通訊軟體這三個通訊工具，在一個腦力密集產業中，該怎麼使用才能產出最高的產值？答案是，統統不要用，產值最高。

讀者姑且可以參考我的答案，畢竟律師事務所應該是名列前茅的腦力密集產業。若是你也處於工程師、設計師、會計師、分析師等燒腦行業，相信我，團隊產出成果的優劣將取決在進入「沉浸狀態」的時間！

什麼是「沉浸狀態」？雖然不容易定義，但所有人一定都曾體驗過，那是國中暑假最後一個晚上完成30天暑假作業的那兩小時、那是研究生在最後一周內完成整本論文的狀態、那是劇作家凌晨12點到日出之間可以寫成半本小說的狀態。進入沉浸狀態中的人，有如進入冥想，時間會在不知不覺中流逝，人除了不會疲累外，工作也會自然流洩出來，就是生產力最佳的狀態！

只可惜，沉浸狀態必須經過一段時間的醞釀，期間每個人長短不一，甚至完全無法進入狀態。其中，電話、電子郵件、通訊軟體是這段期間的三害！

在腦力密集產業，只要理智節制這三項，效率就能顯著提升！在我的辦公室裡，一向嚴格規範：

一、電話：應該是用來詳細討論內容的工具。目前沒有比電話更直覺又有效率能溝通清楚的方法，除非有特別理由，一場有效率的溝通不該用其他工具取代。

只是電話鈴聲永遠是生產力的殺手，在魚與熊掌無法兼得的情形下，若是你的工作非常倚靠思考，最好有電話錄音機，再安排回電。

二、即時通訊軟體：雖然是最即時的聯繫，但是一天上千次簡訊聲會讓你處於持續分心狀態，不可能有生產力。其次，由於訊息屬於短句式對話，難以明確談妥事情，就算勉強有結論，過兩天對話序又被洗掉難找。

因此我的要求是，除非馬上可以得到Yes或No的答案，否則盡可能不用。

三、電子郵件：由於收到時的情境不用馬上回覆，也不會打擾到人，所以是兼顧沉浸狀態與人際聯繫最好的工作工具，加上類似Gmail等紀錄幾乎永不消失的網路服務，應該是作為啟動事務交辦，或是回覆確認最實用的工具。

我習慣利用電話談定約會，或是簡訊確認委辦事項後，正式再回對方一封電子郵件，確認議定的重點，並且副知不用加入討論卻應該知道結論的各方。

原因在於，除了用鍵盤撰寫郵件時可以再一次整理議定項目，有助腦子釐清明顯的錯誤，或是補充細節。

此外，重要的是可以讓自己與對方的郵箱中都保有一份備忘，方便未來查找。

我的經驗是，大多數狀況雙方已有文字來往就不至於否認約定，甚至省下許多簽約勞費。因此，儘管年輕族群普遍覺得電子郵件過時，認為手指頭加上簡訊的聯繫更即時，Gmail等郵件服務仍是辦公室生產力主角。

在眼見人工智能將取代低階腦力工作的未來，倖存的腦力工作者，恐怕只有那些懂得利用優秀工具加強自己難以替代能力的人。

 

本文授權刊登於《經濟日報》