我的「廣告公司」被北市勞動局 開了一張20,000元的罰單!幾週前,突然有個「勞動局稽查員」跑來公司,說是例行訪察。她問了公司同事上班有沒有打卡?為什麼不打卡? 沒多久,就收到了罰單。 《理由是:沒有讓員工打卡,有壓榨員工之嫌》

 

為什麼讓員工自由又彈性的工作方式,反而要被勞動局裁罰?

 

網路創業家崴爺是一家廣告公司的老闆,他在臉書指出公司成立多年來最引以為傲的制度是「員工不用打卡上下班」、「只要沒事,中午前進公司就好」、「不鼓勵加班」等制度。

 

然而在公司成立第七年,台北市勞動局稽查員以「例行訪查」為由到公司拜訪,稽查員隨口問到:「公司同事上班有沒有打卡?為什麼不打卡?」沒過多久,崴爺就收到北市勞動局裁罰的通知,理由是:沒有讓員工打卡,有壓榨員工之嫌,處新台幣20,000元罰鍰。崴爺雖然依照法令申訴,得到的結果卻是「申訴無效」。

 

難道要我們為了迎合勞基法的規定,造假打卡記錄嗎?

 

我有許多新創客戶跟崴爺有一樣的疑問,特別是近來越來越多新創公司、新經濟、商業模式的公司,提供員工「在家工作(work from home)」的彈性制度,員工透過「遠端工作」突破以往職場「固定」工作時間、地點等限制,獲得更大的時間運用自由以及福利保障,這樣的制度明明提供比勞基法規定更優渥的工作環境,為什麼還被裁罰?

 

過去,如宏達電(HTC),也因為沒有確實依法置備出勤記錄,受5萬元之罰鍰;而同樣為科技大廠的宏碁,創立40年來從未要求員工打卡,認為針對企業管理不一定要固守「製造工廠」的思維,卻受新北市勞動局勞檢兩次,裁罰十多萬元。

 

原因在於,勞基法要求雇主應「置備勞工出勤記錄」,不用造假但可以線上化

 

現行勞基法規定,雇主須準備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤情形至分鐘(不得以「日」;「整點」為單位),否則將有行政罰鍰。勞工依「勞工請假管理規則」及「性別工作平等法」等規定休假、請假等記錄亦應詳實保存;可見依勞工實際「出勤情形」置備出勤紀錄是雇主應該遵守最基本的規定。

 

從法律層面上來說,彈性工作模式的制定同時遵守「勞動基準法」以及勞動部之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」等相關勞工法規,實際上是可行的。創造一個兼顧「彈性工作環境」與「符合勞基法規範」的工作環境是網路及科技公司創業者們的職責!

 

遠端工作企業雇主應注意的三大配套制度

 配合疫情的發展,因此對適用「遠距工作」彈性工作模式的企業來說,如何備置「出勤記錄」將是重要問題

 

想要採行遠距工作模式的老闆們,我建議配合以下三個制度:

 

  1.   公司與員工之間必須事先用僱傭合約等「書面」訂定正常工作、加班及休息時間,包括提供之時段與聯絡模式。只要符合勞基法規定的正常工時以及延長工時之規定(即原則上,每日工作八小時,延長工時每日不得超過十二小時/月不得超過四十六小時),雇主可以自由的與員工約定上下班不必固定時間打卡。老闆也可以配套在公司訂定公告統一工作規則讓員工遵守,避免員工不清楚相關規定而造成公司管理上的困難。

 

  1.   對於員工實際出勤狀況及休息時間,依據勞動部最新「『勞工在事業場所外工作時間指導原則』(六)在外工作勞工之工作時間紀錄方式」,非僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具。只要能在接受勞動檢查時,提得出書面紀錄即可。也就是說,依據現行勞工法規,新創公司除了可以用傳統的簽到或出勤記錄系統記載外,也可以讓員工搭配使用適當的Saas或網路系統、通訊設備自行記載工時後,再將記錄傳給公司「逐日」記錄,這樣也就合乎勞基法要求。

 

  1.   若公司臨時需要以通訊軟體、電話或其他方式通知員工加班,員工可以自行記錄工作起算及終止時間,並將對話、通訊或完成工作交付等記錄以線上工具或系統登記實際工時。只要有適當的系統輔助,都屬於合法的制度。

 

所以,崴爺的公司可以先與員工在僱傭合約或公司制定的「在家工作制度規則」中約定符合勞基法的工作時數及加班規則,配合現在許多可以用來「遠端」打卡的企業HR程式或APP(這方面應用程式例如:MAYO、HR Easily、AttendanceBot 等等),讓在家工作的員工能利用系統打卡的方式記錄工作時間,使企業創造一個讓優質人才更想參與的工作環境。

 

此文受邀刊登於:吐納商業評論 《如何兼顧遠端員工(與老闆)的權益與合法性?/黃沛聲》